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在工作中应用80/20法则的四个实用建议

David Hu 11.11.2018
您是否知道80/20法则可以用来帮助您更聪明、更有效地工作?以下小贴示是关于如何应用帕累托法则取得事半功倍的效果。

意大利对这个世界最大的馈赠之一可能就是工程师、社会学家、经济学家、政治学家和哲学家维弗雷多·帕累托的智慧。帕累托提出了80/20法则(也称为“帕累托法则”),即80%的产出源自20%的投入的理论:

Pareto rule explained

 帕累托法则
20%的努力        80%的结果
 
这项假定在转化到工作环境中时往往是奏效的,因为我们日常所实现目标的最大部分(80%)通常源自较少的时间、行动和资源(20%)。

该法则表明,我们所做的工作有80%是浪费的,这对任何专业人士,特别是其行为对其财务收益产生直接影响的企业家和自雇专业人士而言,都是一个令人忧心的想法。好消息是帕累托法则可以给您带来优势。

以下是如何做到这一点的四个简单步骤:

 

1. 后退一步、放轻松并评估

在与工作生活拉开点距离之前,您通常不会意识到时间都花(或错误地花)在了哪里。一定要定期花一些时间后退一步,回顾一下工作,并确定哪些行动和活动产生了结果。以视觉化的方式看待事物大有帮助,例如查看来自不同供应商的统计结果饼图。拥有这种视角将有助于您根据潜在生产力确定任务的优先顺序。

2. 从小处着手

几个小步骤就可以对消除浪费的80%产生很大影响。首先确定经常令您白天分心的干扰因素,如电话、电子邮件、通知或临时会议等。可以着手慢慢地逐个减少,而不是一蹴而就地去除所有“干扰因素”来做出重大改变。

 
3. 学会说“不”

学习如何说“不”在很大程度上可以最大化时间价值,但这有时可能极具挑战性。说“不”不仅适用于对人,也适用于对事,比如选择错过一个令人兴奋和创新项目,因为您已优先考虑其他已经在管理并需要全力以赴的计划。拒绝机会可能很困难,但优先考虑更有利可图的客户或企业最终会增加产出,同时减少投入。

 

4. “分批处理”任务

有些任务显然无法从您的工作日中消除,特别是如果您身边没有一个大型支持团队。“分批处理”是一个好方法,有助于减少花在那些琐碎但必要的杂事(如清理收件箱、批准报销单或其他管理任务)上的时间。每天或每周分配出一些时间来专门处理这类事情,并且一口气全部完成,您会惊讶地发现这些工作平时消耗了您多少时间。

提高工作效率几乎不是一门精确的科学。实际上,您可能会发现,就您的情况而言,80/20法则更接近70/30或60/40法则。无论您处于什么环境或领域,重要的是找到可以自动处理、减弱声音、拒绝(或停止)、分组或单纯说“不”的工作领域,以便在减少工作量的同时最大限度地提高效率。

 

如果您对贵公司的招聘要求束手无策,请通过此表格与我联系,我会安排一次非正式聊天。

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David Hu

销售总监(亚太)
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